Interne Meldestelle zur Meldung von Rechtsverstößen im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes

Im Zusammenhang mit der Prüfung von gegenüber der internen Meldestelle gemäß § 12 des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) abgegebenen Meldungen werden in der Regel personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Mit diesem Hinweisblatt informieren wir Sie entsprechend den einschlägigen Datenschutzbestimmungen über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen entsprechender Meldeverfahren.

Ernst-Abbe-Hochschule Jena, vertreten durch den Rektor, Herrn Prof. Dr. Steffen Teichert,
Carl-Zeiss-Promenade 2, D-07745 Jena

Datenverarbeitende Stelle innerhalb der Hochschule: Interne Meldestelle zur Meldung von Rechtsverstößen im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes

Telefon:                   +49 3641 205 9727

E-Mail:                     hinweisgeben@eah-jena.de

Ernst-Abbe-Hochschule Jena
Datenschutzbeauftragter,
Carl-Zeiss-Promenade 2,
D-07745 Jena

E-Mail: datenschutz@eah-jena.de

Die von Ihnen als Hinweisgeber:in im Zusammenhang mit o.g. Meldungen übermittelten personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung des Meldeverfahrens (u.a. sachdienliche Kommunikation, Prüfung der im Rahmen der Meldungen übermittelten Hinweise, Prüfung und Ergreifung evtl. notwendiger Folgemaßnahmen)
• Wahrnehmung von Dokumentationspflichten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO in Verbindung mit
dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Folgende Daten sind regelmäßig von der Verarbeitung betroffen:

• Persönliche Kontaktdaten (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowohl der Hinweisgeber:innen als auch derjenigen Personen, die von der Meldung betroffen sind (Datenerhebung gemäß Art. 14 DSGVO)
• Daten zur Beschäftigungsstelle der von der Meldung betroffenen Personen
• Daten zum möglichen rechtswidrigen Verhalten der von der Meldung betroffenen Personen

Mit Bezug auf Ihre Meldung können ergänzend Daten aus den Verarbeitungen der Hochschule im Rahmen des Verfahrens verwendet werden.

Eine Datenerhebung im Übrigen erfolgt nur, soweit und sofern dies zur Durchführung des jeweiligen Meldeverfahrens erforderlich ist.

Die o.g. Daten werden im Rahmen des Meldeverfahrens dokumentiert und der jeweiligen Akte hinzugefügt. Zugriff auf die Daten haben nur die Ansprechpartner:innen der internen Meldestelle. Bei der gesamten Kommunikation sowie beim Austausch und der Speicherung von verfahrensrelevanten Informationen wird unter Berücksichtigung der Einschränkungen von § 9 HinSchG Vertraulichkeit gewahrt (§ 8 HinSchG).

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person (an interne wie externe Stellen) erfolgt ausschließlich im Rahmen der Vorgaben des HinSchG (siehe hierzu vor allem § 9 HinSchG).

Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgt, solange dies erforderlich ist.

Die Löschung der verarbeiteten Daten erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der gesetzlichen Löschungsfrist gemäß § 11 HinSchG.

Als von der Datenverarbeitung Betroffene haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit und Übermittlung (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 8 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG):

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt

Bezüglich der vorgenannten Rechte sind ferner die Regelungen des Thüringer Datenschutzgesetzes (vgl. §§ 20 ff. ThürDSG) zu beachten.