Studieren in Europa mit ERASMUS+

Bei Interesse an einem Studienaufenthalt im europäischen Ausland über das Erasmus+ Programm können Sie sich zunächst in der Tabelle der ERASMUS+ Partnerhochschulen einen Überblick über die Möglichkeiten in Ihrem Fachbereich verschaffen. Suchen Sie danach rechtzeitig das Gespräch mit dem AAA | IO sowie mit dem ERASMUS-Koordinator Ihres Fachbereichs , denn Angebote und Voraussetzungen können sich von Jahr zu Jahr ändern. Manche Fachbereiche der EAH bieten auch interne Informationsveranstaltungen zu Studienmöglichkeiten im Ausland an.

Sie müssen sich absichern, dass Ihre Wunschhochschule im Zielland Veranstaltungen mit ausreichend ECTS anbietet, die an der EAH anerkannt werden. Außerdem müssen Sie natürlich über ausreichend Kenntnisse in der Unterrichtssprache verfügen, um der Lehre folgen zu können. In seltenen Fällen fordern die Partnerhochschulen offizielle Sprachtests, wie z.B. TOEFL, als Nachweis. Allerdings ist die Unterrichtssprache nicht zwangsläufig die Landessprache, weshalb wir Sie dazu ermutigen möchten, auch über den "englischsprachigen Tellerrand" hinauszuschauen.

Wenn Ihre Prioritätenliste feststeht, schicken Sie sie bitte zusammen mit den anderen Bewerbungsunterlagen bis spätestens zum 15. Januar für das kommende Wintersemester bzw. bis zum 15. Juli für das Sommersemester an das AAA | IO (und an Ihren ERASMUS+ Fachkoordinator). Zu den anderen Bewerbungsunterlagen gehören:

• tabellarischer Lebenslauf
• Motivationsschreiben auf Englisch bzw. in der Landes- oder Arbeitssprache im Gastland
• Sprachnachweis über ausreichende Kenntnisse dieser Sprache (i.d.R. B1)
• Notenübersicht auf Englisch

Beachten Sie bitte, dass es eventuell fachbereichsintern noch einen anderen Ablauf gibt: Zum Beispiel entscheidet i.d.R. Ihr ERASMUS+ Fachkoordinator über Ihre Platzierung für dieses Programm, weshalb Sie sich bereits zuvor bei ihm/ihr beworben haben müssen. 

Haben Sie sich rechtzeitig sowie vollständig bei uns beworben und haben wir die Zusage Ihres Fachkoordinators, können wir Sie an Ihrer ERASMUS+ Wunschhochschule nominieren. Die Nominierung erfolgt von Hochschule zu Hochschule zu unterschiedlichen Zeiten und auf unterschiedlichen Wegen.

Nach Ihrer erfolgreichen Nominierung unsererseits, müssen Sie sich selbstständig an Ihrer ERASMUS-Wunschhochschule bewerben. Das Bewerbungsverfahren ist von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich und an verschiedene Fristen gebunden: Manche Einrichtungen arbeiten mit internen oder externen Bewerbungsportalen, andere fordern nur ein herkömmliches Bewerbungsformular mit diversen Anhängen (z.B. tab. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Ausweis-/Passkopie, Fächer- und Notenübersicht, Entwurf des Learning Agreements). Meistens erhalten Sie bereits mit der Nominierungsbestätigung Details zum Bewerbungsablauf. Dennoch ist es sinnvoll, sich vorab auf den ERASMUS-Internetseiten Ihrer zukünftigen Gasthochschule über das administrative Prozedere zu informieren!

Nach erfolgreicher Bewerbung erhalten Sie von der Zielhochschule zumeist ein Zulassungsschreiben (Letter of Acceptance), das die für das Learning Agreement und für das Grant Agreement wichtigen Semesterdaten enthält. Leiten Sie deshalb dieses Dokument umgehend an das AAA | IO weiter. Sollten Sie kein solches Dokument erhalten haben, gibt es eine EAH-eigene Vorlage (Letter of Confirmation-zum Beginn des Studienaufenthalts), die Sie von der Zielhochschule spätestens zu Beginn Ihres Aufenthalts ausfüllen und uns zukommen lassen sollten.

Mit der Zusage Ihrer Gasthochschule erhalten Sie meist auch Hinweise zur Wohnungssuche, Anreise, zu Einführungsveranstaltungen oder Sprachkursen. Beachten Sie bitte diesbezügliche Termine und wenden Sie sich bei Fragen an das International Office vor Ort - Man wird Ihnen gerne behilflich sein!

Das Learning Agreement (LA) ist eine Lernvereinbarung, die die Anerkennung der im Ausland absolvierten Veranstaltungen vertraglich regelt. Die gegenseitige Anerkennung der Studienleistungen ist ein elementarer Grundsatz des ERASMUS-Prinzips. Seit diesem Jahr, 2023, muss das LA online angelegt werden und heißt deswegen OLA. Das Anlegen erfolgt auf der OLA-Internetseite, auf der Sie auch ein Anleitungsvideo und verschiedene FAQs finden. In Abhängigkeit von der Zielhochschule muss das OLA bereits zwei Wochen nach Zusage, spätestens aber bei Abreise vorliegen, da es obligatorisch für das Grant Agreement, die Stipendienvereinbarung, ist.

Um sich ein OLA-Konto anlegen zu können, müssen Sie sich zunächst auf "MyAcademicID" registrieren. Zu den einzugebenden Stammdaten auf der OLA-Seite gehört u.a. das "Field of Education". Hier müssen Sie den "ISCED-F-2013-Code" Ihres Fachbereichs eintragen. Die "Sending Responsible Person" ist der ERASMUS-Koordinator Ihres Fachbereichs, die "Administrative Contact Person" ist der Leiter des AAA | IO Dr. Danny von Nordheim. Wichtig sind auch die Semesterdaten der Gasthochschule, um Ihre Aufenthaltsdauer festzulegen. Eine übersichtliche Tabelle zu den allgemeinen Eintragungen finden Sie hier.

In "Table A" und "Table B" tragen Sie die Veranstaltungen ein, die Sie im Ausland belegen wollen und die, die Sie hier ersetzen möchten. Bereits im Vorfeld sollten Sie den Kurskatalog Ihrer Zielhochschule studiert und mit Ihrem Fachkoordinator mögliche Konstellationen abgesprochen haben. Gegebenenfalls muss auch mit dem zuständigen Prüfungsamt Rücksprache gehalten werden. Insgesamt sollten 15 bis 30 ECTS anerkannt werden. Die benötigten Veranstaltungsnummern der EAH finden Sie im Modulkatalog Ihres Fachbereichs bzw. im SelfService. Das OLA wird am Ende von Ihnen, Ihrem Fachkoordinator sowie der "Responsible Person" der Zielhochschule digital signiert.

Das OLA kann während Ihres ERASMUS-Aufenthalts noch geändert werden, z.B. wenn eine Veranstaltung doch nicht angeboten wird, muss dann aber wieder dreifach unterschrieben werden.

Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an das AAA | IO. Das OLA ist für uns online einsehbar, wodurch wir die Daten überprüfen und den jeweiligen Status erkennen können. Gegebenenfalls legen wir für Ihre Fachkoordinatoren ein Konto an, damit diese Ihr OLA kontrollieren und signieren können.

Das Grant Agreement ist die Fördervereinbarung, die die Finanzierung für die Studierenden über das ERASMUS-Programm durch die EAH regelt. Es wird erstellt, sobald das OLA fertig ist. Anhand der Semesterdaten in Ihrem "Letter of Acceptance" bzw. "Letter of Confirmation", also dem Zulassungsschreiben Ihrer Zielhochschule, wird Ihre Aufenthaltsdauer und dementsprechend Ihr ERASMUS-Stipendium im Grant Agreement berechnet. Das Stipendium wird anhand vorgegebener Länderpauschalen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel festgelegt. Außerdem gibt es neuerdings spezielle Aufstockungsbeträge, sogenannte "Top-ups", für "green Travel" (umweltfreundliches Reisen) sowie für Personen mit "fewer Opportunities" (mit Behinderung/chronischer Erkrankung, mit Kind(ern), Erstakademiker und Erwerbstätige). Dass eines oder mehrere dieser "Top-ups" auf Sie zutreffen, müssen Sie mittels einer unterschriebenen ehrenwörtlichen Erklärung bestätigen.

Den Entwurf Ihres Grant Agreements erhalten Sie als vorbereitetes Formular, das Sie ergänzen und digital signieren. Anschließend muss es noch von der Kanzlerin der EAH Jena unterschrieben werden. Am Ende erhalten Sie das vollständige Dokument zurück.

Die Zahlung des Mobilitätszuschusses erfolgt in 2 Raten (70%, 30%) und ist an bestimmte Bedingungen gebunden. Die letzte Rate erhalten Sie erst, wenn alle Pflichtdokumente im AAA | IO (Letter of Confirmation-zum Ende des Studienaufenthalts, Transcript of Records, Erfahrungsbericht etc.) eingetroffen sind. Sollten Sie Ihren Verpflichtungen als ERASMUS-Studierende nicht nachkommen, kann dies sogar zu einer Rückzahlungsaufforderung führen.

Zusätzlich zum ERASMUS-Stipendium empfehlen wir Ihnen, Auslands-BAFöG zu beantragen (Dafür brauchen Sie ebenfalls das Zulassungsschreiben der Gasthochschule sowie das fertige Grant Agreement). Auch für andere Stipendien können Sie sich selbstverständlich bewerben, aber oft werden diese miteinander verrechnet, sodass Sie am Ende keinen Vorteil davon haben.

Unterschreiben Sie bitte auch die Sicherheitsbelehrung!

Für Ihr ERASMUS-Semester können Sie sich an der EAH beurlauben lassen. Dazu füllen Sie im Studierendensekretariat einen entsprechenden Antrag aus, auf dem Sie auch angeben können, ob Sie den Semesterbeitrag zahlen wollen. Wenn Sie den Semesterbeitrag zahlen, um von den Vergünstigungen des Studierendenwerks profitieren zu können, ist es trotzdem möglich, sich das Semesterticket zurückerstatten zu lassen.

In der Immatrikulationsordnung der EAH steht bezüglich der Beurlaubung folgendes: 

§ 23 (6) "Urlaubssemester sind keine Fachsemester. Während der Beurlaubung erbrachte Studien- und Prüfungsleistungen sollen nur angerechnet werden können, wenn sie 1. außerhalb der Bundesrepublik Deutschland (...) erbracht wurden."

Weitere Informationen zum Thema Beurlaubung finden Sie auf den entsprechenden Seiten der EAH sowie des Studierendenwerkes Thüringen.

Um nachzuweisen, dass Sie Ihren ERASMUS-Aufenthalt begonnen haben, brauchen wir spätestens vier Wochen nach Ihrer offiziellen Immatrikulation eine Ankunftsbestätigung (Certificate of Arrival) von Ihnen. Diese können Sie sich im International Office der Gasthochschule ausstellen lassen. Alternativ reicht auch ein Scan der Immatrikulationsbescheinigung oder des Studierendenausweises. Wenn das Zulassungsschreiben Ihrer Gasthochschule bereits konkrete Angaben zum Semesterzeitraum enthält, kann auf die Ankunftsbestätigung verzichtet werden.

Wenn sich die Kurse, die Sie besuchen wollten, ändern, müssen Sie Ihr OLA anpassen. Die Änderung muss wieder dreifach untschrieben werden.

Um die tatsächliche Dauer Ihres Aufenthaltes nachzuweisen, brauchen wir einen zweiten Letter of Confirmation von Ihnen. Sie können sich diese Bestätigung wieder von der Gasthochschule ausfüllen lassen. Anhand der Dauer Ihres Aufenthaltes wird Ihr ERASMUS-Stipendium endgültig berechnet.

Nachdem Sie an den Prüfungen Ihrer Gasthochschule teilgenommen haben, erhalten Sie ein Zeugnis, das Transcript of Records, in dem Ihre absolvierten Kurse samt Note und ECTS-Punkte aufgeführt sind. Leiten Sie das Transcript bitte zeitnah an das AAA | IO weiter.

Einen ausführlichen Erfahrungsbericht müssen Sie spätestens bis zum 30. April (für das Wintersemester im Ausland) bzw. bis zum 30. September (für das Sommersemester/zwei Semester im Ausland) beim AAA | IO einreichen. Andere Studierende werden Ihnen für diese persönlichen Einblicke in Ihr ERASMUS-Jahr dankbar sein. Bitte nutzen Sie für den Bericht diese Vorlage und füllen auch gleich die Erklärung zur Verwendung aus. Beachten Sie zudem das Infoblatt zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EAH.

Für den EU-Fragebogen erhalten Sie kurz nach Ende Ihres Auslandsaufenthaltes eine automatisch generierte E-Mail mit einem personalisierten Link (Bitte Spam-Ordner überprüfen!). Diese E-Mail stammt vom sogenannten Beneficiary Module, einer Plattform, auf der wir Ihre Daten nach der Zulassung eingetragen haben. Nach dem Ausfüllen des Fragebogens, das spätestens 30 Tage nach Ende Ihrer Mobilität erfolgen sollte, erhalten Sie innerhalb von 45 Tagen die zweite Stipendienrate. Bitte geben Sie uns Bescheid, wenn Sie die Befragung abgeschlossen haben, damit wir die Zahlung rechtzeitig auslösen können. Bis zum Erhalt des Geldes sollten Sie auch Ihren Erfahrungsbericht sowie alle anderen nötigen Dokumente eingereicht haben.